Sve organizacije trebaju biti svjesne sigurnosti podataka i uništavanja datoteka. Neuspjeh u zaštiti vaših vlastitih osjetljivih podataka i podataka vaših klijenata može imati ozbiljne financijske implikacije za privatne tvrtke, a možda čak i prisiliti ih na zatvaranje. Ali općine moraju obratiti pozornost na sve elemente sigurnosti podataka, od uništavanja datoteka do kibernetičke sigurnosti.
Dopuštanje prekršaja nije opcija za gradove ili općine ili druge općinske organizacije. Njihovi zapisi sadrže mnoštvo osobnih podataka o privatnim stanovnicima, općinskim službenicima i poduzećima na tom području koje su dužni štititi. Brojevi socijalnog osiguranja, podaci o imovini i porezu, podaci o glasovanju i informacije o provođenju zakona/javnoj sigurnosti samo su neke od stvari koje bi mogle biti u opasnosti. Doživljaj povrede podataka narušava povjerenje javnosti, a općine si ne mogu priuštiti financijski učinak povrede podataka kada su njihovi proračuni ionako iscrpljeni.
Kako bi sigurnost podataka bila još veći izazov, općine su popularne mete kibernetičkih kriminalaca i kradljivaca podataka. (U 2019. istraživači Barracude proučavali su stotine napada ransomwarea i otkrili da su dvije trećine njih bile usmjerene na vladine organizacije.) Budući da lopovi znaju da su bogat izvor vrijednih podataka, općine moraju odgovoriti na napade. Svaki element 's održava se prema najvišim standardima. Sigurnost podataka - uključujući uništavanje datoteka.
Općine, uništavanje dokumenata i zakoni
Privatne tvrtke mogu imati malo prostora u rješavanju uništavanja osjetljivih dokumenata, ali državne organizacije moraju djelovati imajući na umu usklađenost. Određeni državni, lokalni i zakoni specifični za industriju određuju kako se postupa s osjetljivim podacima i kako se oni uništavaju. Posebni pravni zahtjevi za sigurnost podataka za općinske organizacije ovise o njihovoj lokaciji i točnoj vrsti podataka koje imaju. (Na primjer, svaki subjekt sa evidencijom koja sadrži zaštićene zdravstvene informacije mora se pridržavati HIPAA pravila o privatnosti kako bi zaštitio PHI.)
Budući da se zakoni o sigurnosti podataka neprestano razvijaju, gradski bi se čelnici trebali posavjetovati sa svojim pravnim savjetnikom o svim specifičnim pitanjima usklađenosti. U slučaju eventualne revizije ili kršenja, trebat će vam pisana politika uništavanja podataka koja se bavi uništavanjem podataka i koja je pregledana, to jest svaka organizacija koja koristi zdravorazumski pristup uništavanju dokumenata i podataka - kao što je korištenje A ugledna usluga uništavanja za uništavanje svih osjetljivih datoteka i uništavanje tvrdih diskova, umjesto bacanja tih materijala u smeće - možda je već u skladu sa svim relevantnim zakonima o sigurnosti podataka.
Najbolji primjeri uništavanja dokumenata za općine
Kada gradski čelnici razmatraju strategije za zaštitu svojih osjetljivih podataka, slijediti ove najbolje prakse uništavanja datoteka odlično je mjesto za početak.
Iskoristite redovne usluge uništavanja i uništavanja na zahtjev. Općine bi trebale zakazati redovita preuzimanja putem službe za uništavanje dokumenata. Posao nikada ne prestaje, pa će se osjetljive datoteke (plus zastarjeli tvrdi diskovi i drugi lomljivi materijali) nastaviti gomilati. Zakazivanje rutinskih usluga štedi vrijeme administratorima koji upravljaju dobavljačima. Međutim, ponekad čekanje sljedećeg planiranog preuzimanja znači žrtvovanje skladišnog prostora za kutije i kutije sa zastarjelim dokumentima. Također, što se osjetljivi dokumenti dulje drže u uredu, to je veća šansa da će im netko neovlašteno pristupiti. Upotrijebite uslugu na zahtjev za brzo upravljanje svim hitnim potrebama za uništavanjem datoteka koje se pojave.
Koordinirajte uništavanje datoteka na općinskim mjestima. Osigurajte da se procedure uništavanja dokumenata dosljedno slijede u cijeloj općinskoj organizaciji. Svaki ured i/ili zgrada trebaju imati vlastitu odgovornu osobu koja će nadzirati uništavanje dokumenata i pravilno uništavanje podataka.
Snimite svoje razbijačke aktivnosti. Važno je da općine vode dobru evidenciju svih aktivnosti uništavanja podataka. Ako ste ikada proveli reviziju sigurnosti podataka ili ako je stanovnik ili subjekt ikada doživio povredu podataka i pokušao dokazati da su općinski zapisi izvor, poželjet ćete moći pokazati da se svim općinskim podacima upravlja i sigurno uništava . Prvo, provjerite možete li demonstrirati "lanac nadzora" korištenjem NAID "AAA" certificirane usluge uništavanja dokumenata za prijevoz dokumenata, pogona i drugih isjeckanih materijala izravno iz vaših prostorija u njihov pogon za uništavanje. Zatim dogovorite predstavnika vaše organizacije da svjedoči usitnjavanju općinskog materijala. Na kraju, nabavite potvrdu o uništenju s pojedinostima o tome što ste isjeckali i postupcima koje ste slijedili.
Uništite priručnike za obuku, pristupne bedževe i druge materijale samo za zaposlenike. Sve što vanjski ljudi mogu koristiti za pristup općinskim prostorijama ili pristup privatnim informacijama o hitnim postupcima ili općinskim zgradama predstavlja sigurnosni rizik. Uvijek isjeckajte ove predmete umjesto da ih reciklirate.
Razmotrite potrebe stanovnika za uništavanjem dokumenata. Kada se bavite pružanjem javnih usluga, organiziranje događaja uništavanja datoteka samo je jednostavan način da zadovoljite uobičajenu potrebu. Svi pojedinci u zajednici trebali bi imati način da zaštite svoje osjetljive podatke, nemaju svi pristup shrederu. Održavanje događaja uništavanja omogućuje stanovnicima da se voze i ostave svoje materijale u sigurnim kamionima za uništavanje.
Northeastern Data Destruction posvećen je ispunjavanju potreba za uništavanjem dokumenata raznih organizacija, uključujući općine. Naši strogi sigurnosni standardi, certifikati i dugogodišnji uspjeh znače da klijenti znaju da nam mogu vjerovati da ćemo se nositi s njihovim zahtjevima uništavanja osjetljivih dokumenata. Kontaktirajte me danas!